Personuppgiftsansvarig

Kelako AB tillhandahåller hostingtjänsten och kundportalen. Frågor om personuppgifter: service@kelako.se.

Inloggning och session (RD Web)

• Vid inloggning skapas en sessionscookie (Forms-autentisering) i webbläsaren så att du förblir inloggad under besöket.
• Användarnamn används för att identifiera dig mot portalen, MFA-kontroll och behörighetsstyrda funktioner.
• Lösenord skickas endast till inloggningsflödet och sparas inte av kundportalen.

Panelpreferenser (webbläsare)

• I webbläsarens localStorage sparas UI-val som panelbredd, dock-/pin-läge, positioner och om panelen ska döljas vid nästa besök.
• Godkännande av denna integritetspolicy sparas lokalt i webbläsaren så att dialogen inte visas igen.
• Uppgifterna stannar i din webbläsare och skickas inte till servern som profil.

Hjälpchatt

• Dina frågor och den senaste chatthistoriken (i sessionens minne) skickas till en AI-tjänst (Google Gemini) tillsammans med relevant manualtext för valt system.
• Om AI-datahjälp är aktiverad för dig och anläggningen kan frågan även leda till skrivskyddade SQL-frågor mot systemets databas. Svar och tillfälliga nedladdningsfiler kan innehålla verksamhetsdata (t.ex. kund, brickor, loggutdrag).
• Metadata om datafrågor (identitet, system, verktyg, radantal, tid) kan loggas i audit; lösenord och fulla resultatmängder skickas inte till AI och lagras inte i audit.
• Chattinnehåll sparas inte beständigt i portalen; historiken rensas när sidan laddas om. Tillfälliga resultatfiler raderas efter kort tid.
• IP-adress används tillfälligt för rate limiting; datafrågor har även användar-/systemkvoter.

MFA-status

• Vid behov kontrolleras om kontot har MFA registrerat via Microsoft Entra ID (Graph).
• Användarnamn/UPN skickas i kontrollen. Resultatet används för att visa vägledning – ingen separat MFA-logg skrivs till disk av portalen.
• IP-adress rate-limitas tillfälligt i minnet.

System & filer samt webbplats (IIS)

• Åtgärder som omstart, filnedladdning/-uppladdning, radering och liknande loggas i en audit-logg med tidpunkt, identitet, åtgärd, systemnamn och kort detalj.
• Tillfälliga filer kan skapas under bearbetning och rensas efteråt.
• Behörighet styrs per system; endast tillåtna åtgärder för ditt konto kan utföras.

RemoteApps och hostade system

• Program startas via Microsoft Remote Desktop-webbklienten. Sessions- och anslutningsdata hanteras av RD-plattformen.
• I hostade applikationer (t.ex. Aptus MultiAccess, RCO M5, Axema Vaka) sparas den verksamhetsdata som respektive system kräver (användare, behörigheter, händelser m.m.) i systemets egna databaser enligt avtalad tjänst.

Vad vi inte gör i portalen

• Ingen tredjepartsanalys, reklamspårning eller marknadsföringscookies från kundportalen.
• Ingen permanent lagring av hjälpchatthistorik i portalens backend; tillfälliga datafiler och kvot-/auditmetadata kan förekomma enligt ovan.

Lagringstid och rättigheter

• Sessionscookie gäller under inloggningen. Audit-loggar behålls för driftsäkerhet och felsökning under den period som krävs för tjänsten.
• Du kan begära information om behandling eller radering där det är tillämpligt via service@kelako.se.